CRM для языковой школы
CRM для языковой школы: расписание, абонементы и деньги в одном окне
X10 CRM ведёт школу от заявки на пробный урок до оплаченного абонемента: расписание преподавателей, группы, журнал посещаемости, списание уроков и долги. Администратор перестаёт держать половину школы в голове, а вы видите загрузку и выручку каждый день, а не в конце месяца.
- 1
- база вместо календаря, тетради и таблицы
- 24/7
- онлайн-запись на пробный урок
- 0
- уроков, списанных или потерянных вручную
Преподаватель, кабинет и оборудование бронируются одним механизмом — двух занятий на один ресурс не бывает.
Урок списывается на отметке посещаемости, а отменённое школой занятие возвращает его автоматически.
Публичная страница показывает настоящее свободное время и создаёт и урок, и заявку в CRM.
Касса, долги и выручка по занятиям — без сведения таблиц в конце месяца.
Расписание
Расписание преподавателей и кабинетов, которое нельзя сломать
День колонками по преподавателям, неделя, месяц. Занятие переносится перетаскиванием, клик по свободному месту сразу открывает запись. Нерабочее время заштриховано, поэтому видна разница между «занято» и «не работает» — до того, как администратор пообещает время клиенту.
- Преподаватель, кабинет и оборудование бронируются одинаково — накладок не бывает
- График с регулярными сменами плюс исключения: отпуска, больничные, разовые окна
- Ссылка сохраняет состояние — неделю можно бросить коллеге в чат
Группы и журнал
Группы и журнал посещаемости вместо тетради
Группа задаёт состав и намерение: добавили ученика — он садится на все будущие занятия, сняли — исчезает из будущих, а история остаётся. Занятия на семестр расставляются одним правилом, и дни, когда преподаватель занят, система пропускает и сразу показывает списком.
- Журнал — матрица «ученики × занятия», отметка ставится одним кликом
- Отметка списывает урок, засчитывает выручку и добавляет час преподавателю
- Прошедшие занятия не переписываются, когда состав группы изменился
Абонементы и деньги
Абонементы, долги и касса без ручного пересчёта
Пакет на 8 или 16 занятий со сроком действия. Урок списывается на отметке посещаемости, а не на бронировании, неявка без предупреждения тоже списывает его, а отменённое школой занятие возвращает урок автоматически. Долг считается как цена минус платежи, поэтому не может разойтись с реальностью.
- Просроченные абонементы гасит фоновая задача, а не память администратора
- Список должников — это рабочий список на обзвон, а не отчёт для бухгалтерии
- Оплату можно принять прямо из карточки заявки, не выходя из неё
Посчитаем, сколько школа теряет на пропущенных звонках
Расскажите, сколько у вас групп и преподавателей, — покажем, как это выглядит в системе, и вместе посчитаем заявки, которые сегодня не доходят до пробного урока.
Заявки и запись
Онлайн-запись на пробный урок, которая работает ночью
Публичная страница: услуга → день → время → контакты, без регистрации и с телефона. Клиент видит настоящее свободное время преподавателей, а каждая запись создаёт и урок в расписании, и заявку в CRM — дальше с ней работают как с обычным лидом.
- Настраивается, какие услуги показывать, кто принимает записи и за сколько часов
- Если время успели занять — заявка всё равно остаётся, клиент не теряется
- SMS-напоминания за 24 и за 2 часа, в ближнее подставляется ссылка на онлайн-комнату
Контроль
Загрузка преподавателей и выручка — каждый день, а не в конце месяца
Отдельная статистика расписания, где единица учёта — занятие, а не заявка. Видно часы для расчёта зарплаты, загрузку каждого преподавателя, посещаемость групп и выручку по участникам. Преподаватель при этом видит только своё расписание и свои часы.
- Загрузка считается от графика преподавателя, а не от суток
- Видно, что школа реально продаёт временем преподавателей, а что стоит в прайсе
- Роли закрывают от преподавателя заявки, цены, выручку и чужие группы
Покажем CRM на примере вашей школы
Демо занимает около получаса. Заводим две ваши группы и один график, проходим путь от заявки на пробный урок до списанного урока с абонемента и подбираем тариф под вашу команду.
- Без презентаций — сразу показываем саму систему
- Заведём ваши услуги, график преподавателя и тестовую группу
- Честно скажем, если сервисный режим вам пока избыточен
Подробнее о CRM для языковой школы
Что болит у школы, которая выросла из таблицы
| Знакомая ситуация | Что делает X10 CRM |
|---|---|
| Расписание в Google Календаре, оплаты в тетради, переписка в Telegram — и нигде нет полной картины | Расписание, журнал, абонементы и заявки лежат в одной базе и связаны между собой |
| Забыли списать урок с абонемента или, наоборот, списали дважды | Урок списывается отметкой посещаемости, а отменённое школой занятие возвращает его автоматически |
| Два занятия в одном кабинете или у преподавателя, который уже занят | Преподаватель, кабинет и оборудование — один механизм бронирования, двойная запись невозможна |
| Кто сколько должен, выясняется в конце месяца по памяти | Долг считается как цена минус платежи и виден в карточке рядом с остатком уроков |
| Заявка на пробный урок приходит в Direct в 22:00 и обрабатывается утром | Онлайн-запись показывает настоящее свободное время и создаёт урок и заявку сразу |
| Непонятно, кого из преподавателей пора разгружать, а кого догружать | Загрузка считается от графика, а не от суток, и видна по каждому преподавателю |
Языковая школа масштабируется не людьми, а часами: количество групп ограничено не спросом, а тем, сколько расписания администратор способен удержать без ошибок. Пока групп четыре, хватает календаря и тетради. На двенадцати начинаются потери, которых не видно в отчёте: не поставленное занятие, не списанный урок, заявка на пробный, пролежавшая ночь в Direct. Ниже — как это выглядит, когда школа живёт в CRM.
#Расписание, группы и журнал
Основа сервисного режима — исполнитель: преподаватель, кабинет или оборудование. Сущность одна на все три, потому что правило у них общее — двух записей на один ресурс в одно время не бывает. У исполнителя есть график с регулярными сменами, исключения на отпуска и больничные, перечень услуг со своей ценой и ссылка на онлайн-комнату.
Учебная группа — это состав и намерение, а не отдельный календарь: занятия остаются обычными записями расписания, группа лишь говорит, кого на них сажать. Серия занятий на семестр расставляется одним правилом, а дни, когда преподаватель занят, система пропускает и показывает их перечень сразу — а не в декабре, когда выяснится, что девять занятий стоят на праздниках.
#Абонементы, долги и касса
Абонемент — пакет занятий со сроком действия. Вся его механика держится на одном принципе: урок списывается на отметке посещаемости, а не на бронировании. Забронировали десять занятий вперёд — с абонемента не исчезло ничего, пока ученик фактически не пришёл.
| Ситуация | Как ведёт себя абонемент |
|---|---|
| Ученик пришёл или опоздал | минус один урок, выручка засчитывается |
| Не пришёл и не предупредил | минус один урок — место было занято, преподаватель пришёл |
| Занятие отменила школа | урок возвращается автоматически, руками ничего делать не нужно |
| Срок действия истёк | фоновая задача гасит просроченные абонементы ежедневно |
Платёж привязывается к абонементу, к отдельному занятию или просто вносится в кассу. Долг нигде не проставляется вручную — он считается как цена минус платежи, поэтому не может разойтись с реальностью. На странице «Касса» видны поступления за период и отдельный список тех, кто должен: это рабочий список на обзвон, а не отчёт в конце квартала.
#Заявки на пробный урок и звонки
Школа продаёт не урок, а первый шаг: пробное занятие. Поэтому входящая заявка здесь — такой же лид, как в товарном бизнесе, и работает с ним та же CRM: статусы, напоминания, история звонков, источник заявки. Онлайн-запись на сайте создаёт одновременно урок в расписании и заявку в системе, поэтому администратор видит не просто «кто-то записался», а и откуда пришёл человек.
Самый дорогой звонок в школе — тот, на который никто не ответил: администратор ведёт урок, а человек набирает следующую школу из списка. Здесь помогают две вещи: телефония внутри CRM с записью разговоров и голосовой AI-сотрудник, который отвечает на звонок, называет настоящее свободное время преподавателей и записывает на пробный урок во время разговора. Тот же агент умеет и обзванивать базу сам — например тех, кто оставил заявку и не дошёл, или тех, у кого закончился абонемент.
#Преподаватели в системе: что они видят
Преподаватель заходит в CRM под собственным пользователем и попадает сразу в расписание, а не на дашборд заявок. Он видит свои занятия, свои группы, журнал и контакт ученика — и не видит заявок, продаж, цен, выручки, долгов и чужих преподавателей. Это не про недоверие: лишние разделы отвлекают человека, который зашёл на две минуты между уроками.
Когда занятие переносят или отменяют, преподаватель получает уведомление в CRM — чтобы не приехать в пустой кабинет из-за изменения, внесённого вчера вечером. Как описываются роли и права, разобрано в документации.
#Чего в сервисном режиме нет
Честный перечень, чтобы не выяснять это на внедрении:
- Фискализация и печать чеков — учёт платежей есть, фискальный чек система не печатает.
- Автоматический расчёт зарплаты — часы считаются точно, ставки и коэффициенты нет.
- Домашние задания и файлы материалов — заметки к занятию есть, хранилища файлов нет.
- Личный кабинет ученика — клиент видит только страницу онлайн-записи.
- Регулярные автоплатежи с карты — оплата фиксируется вручную.
#Какой тариф подходит школе
Если школа небольшая и звонки не в приоритете — хватает Старта: расписание, группы, журнал, абонементы и онлайн-запись. Если заявки на пробный урок закрываются голосом и вы хотите слышать, как администратор говорит с родителями, нужна Команда с телефонией и записью разговоров. Бизнес + AI имеет смысл, когда потока звонков хватает на отдельного администратора — именно там живут голосовой AI-сотрудник и контроль качества разговоров.
Цены и состав тарифов — в разделе «Тарифы». Сервисный режим включается на проекте и не требует отдельной лицензии.
Частые вопросы
- Чем CRM отличается от специализированной программы для школ?
- Специализированная программа хорошо ведёт расписание и журнал, но обычно ничего не знает о том, что было до первого урока: откуда пришла заявка, сколько раз звонили, почему человек не дошёл. CRM ведёт весь путь — от лида с рекламы до долга по абонементу, поэтому в ней есть статусы, телефония, записи разговоров и аналитика источников.
- Можно ли вести и школу, и продажу товаров в одной базе?
- Да. Режим работы принадлежит проекту, а не инсталляции: один проект может работать в режиме «Услуги», другой — в «Товары», есть и комбинированный вариант. Администратор школы при этом не видит склада и накладных.
- Что будет, если преподаватель заболел и нужно перенести занятия?
- Занятия переносятся в календаре перетаскиванием, а серию можно отменить одним правилом — отменяются только будущие. Каждое отменённое школой занятие автоматически возвращает урок на абонемент ученика.
- Списывается ли урок, если ученик не пришёл?
- Да, отметка «не был» списывает урок: место было занято, преподаватель пришёл. Это политика по умолчанию, и она совпадает с практикой большинства школ. Если нужно исключение, администратор меняет отметку — и урок возвращается.
- Как работает онлайн-запись на пробный урок?
- Это публичная страница без регистрации: услуга, день, время, контакты. Показывается настоящее свободное время выбранных преподавателей, настраиваются горизонт записи, минимальный запас в часах и лимит на IP. Каждая запись создаёт и урок в расписании, и заявку в CRM.
- Нужна ли телефония?
- Для расписания, групп, журнала, абонементов и онлайн-записи — нет, они работают без неё. Телефония нужна только двум вещам: записи разговоров с родителями и голосовому AI-сотруднику, который принимает входящие звонки и записывает на пробный урок.
- Сколько стоит CRM для языковой школы?
- От $79 в месяц за трёх пользователей. Сервисный режим включается на проекте и не оплачивается отдельно; дополнительно оплачиваются только телефония и голосовой AI-сотрудник, если они нужны.
- Сколько времени занимает запуск?
- Обычно неделя: включить режим «Услуги», завести услуги с длительностью и буферами, добавить преподавателей с графиками, перенести действующие группы, выдать абонементы с реальным остатком уроков и включить напоминания и онлайн-запись.
Остались вопросы? Покажем на ваших группах
Оставьте номер — перезвоним в рабочее время, ответим на вопросы и договоримся о демо.