CRM для мовної школи
CRM для мовної школи: розклад, абонементи й гроші в одному вікні
X10 CRM веде школу від заявки на пробний урок до оплаченого абонемента: розклад викладачів, групи, журнал відвідуваності, списання уроків і борги. Адміністратор перестає тримати половину школи в голові, а ви бачите завантаженість і виручку щодня, а не наприкінці місяця.
- 1
- база замість календаря, зошита й таблиці
- 24/7
- онлайн-запис на пробний урок
- 0
- уроків, списаних або втрачених руками
Викладач, кабінет і обладнання бронюються одним механізмом — двох занять на той самий ресурс не буває.
Урок списується на відмітці відвідуваності, а скасоване школою заняття повертає його автоматично.
Публічна сторінка показує справжній вільний час і створює і урок, і заявку в CRM.
Каса, борги й виручка по заняттях — без зведення таблиць у кінці місяця.
Розклад
Розклад викладачів і кабінетів, який не можна зламати
День колонками по викладачах, тиждень, місяць. Заняття переноситься перетягуванням, клік по вільному місцю одразу відкриває запис. Неробочий час заштрихований, тож видно різницю між «зайнято» і «не працює» — до того, як адміністратор пообіцяє час клієнту.
- Викладач, кабінет і обладнання бронюються однаково — накладок не буває
- Графік із регулярними змінами плюс винятки: відпустки, лікарняні, разові вікна
- Посилання зберігає стан — тиждень можна кинути колезі в чат
Групи та журнал
Групи й журнал відвідуваності замість зошита
Група задає склад і намір: додали учня — він сідає на всі майбутні заняття, зняли — зникає з майбутніх, а історія лишається. Заняття на семестр розставляються одним правилом, і дні, коли викладач зайнятий, система пропускає й одразу показує перелік.
- Журнал — матриця «учні × заняття», відмітка ставиться одним кліком
- Відмітка списує урок, зараховує виручку й додає годину викладачу
- Минулі заняття не переписуються, коли склад групи змінився
Абонементи й гроші
Абонементи, борги й каса без ручного перерахунку
Пакет на 8 або 16 занять із терміном дії. Урок списується на відмітці відвідуваності, а не на бронюванні, неявка без попередження теж списує його, а скасоване школою заняття повертає урок автоматично. Борг рахується як ціна мінус платежі, тому не може розійтися з реальністю.
- Протерміновані абонементи гасить фонова задача, а не пам'ять адміністратора
- Список боржників — це робочий список на обдзвін, а не звіт для бухгалтерії
- Оплату можна прийняти прямо з картки заявки, не виходячи з неї
Порахуємо, скільки школа втрачає на пропущених дзвінках
Розкажіть, скільки у вас груп і викладачів, — покажемо, як це виглядає в системі, і разом порахуємо заявки, які сьогодні не доходять до пробного уроку.
Заявки й запис
Онлайн-запис на пробний урок, який працює вночі
Публічна сторінка: послуга → день → час → контакти, без реєстрації й з телефона. Клієнт бачить справжній вільний час викладачів, а кожен запис створює і урок у розкладі, і заявку в CRM — далі з нею працюють як зі звичайним лідом.
- Налаштовується, які послуги показувати, хто приймає записи й за скільки годин
- Якщо час встигли зайняти — заявка все одно лишається, клієнт не губиться
- SMS-нагадування за 24 і за 2 години, у ближнє підставляється посилання на онлайн-кімнату
Контроль
Завантаженість викладачів і виручка — щодня, а не в кінці місяця
Окрема статистика розкладу, де одиниця обліку — заняття, а не заявка. Видно години для розрахунку зарплати, завантаженість кожного викладача, відвідуваність груп і виручку по учасниках. Викладач при цьому бачить лише свій розклад і свої години.
- Завантаженість рахується від графіка викладача, а не від доби
- Видно, що школа реально продає часом викладачів, а що стоїть у прайсі
- Ролі закривають від викладача заявки, ціни, виручку й чужі групи
Покажемо CRM на прикладі вашої школи
Демо триває близько пів години. Заводимо дві ваші групи й один графік, проходимо шлях від заявки на пробний урок до списаного уроку з абонемента й підбираємо тариф під вашу команду.
- Без презентацій — одразу показуємо саму систему
- Заведемо ваші послуги, графік викладача й тестову групу
- Чесно скажемо, якщо сервісний режим вам поки надлишковий
Детальніше про CRM для мовної школи
Що болить у школи, яка виросла з таблиці
| Знайома ситуація | Що робить X10 CRM |
|---|---|
| Розклад у Google Календарі, оплати в зошиті, листування в Telegram — і ніде немає повної картини | Розклад, журнал, абонементи й заявки лежать в одній базі та пов'язані між собою |
| Забули списати урок з абонемента або, навпаки, списали двічі | Урок списується відміткою відвідуваності, а скасоване школою заняття повертає його автоматично |
| Два заняття в одному кабінеті або у викладача, який уже зайнятий | Викладач, кабінет і обладнання — один механізм бронювання, подвійний запис неможливий |
| Хто скільки винен, з'ясовується наприкінці місяця по пам'яті | Борг рахується як ціна мінус платежі й видно в картці поруч із залишком уроків |
| Заявка на пробний урок приходить у Direct о 22:00 і обробляється вранці | Онлайн-запис показує справжній вільний час і створює урок та заявку одразу |
| Не зрозуміло, кого з викладачів пора вивантажувати, а кого — догружати | Завантаженість рахується від графіка, а не від доби, і видно по кожному викладачу |
Мовна школа масштабується не людьми, а годинами: кількість груп обмежена не попитом, а тим, скільки розкладу адміністратор здатен утримати без помилок. Поки груп чотири, вистачає календаря й зошита. На дванадцяти починаються втрати, які не видно у звіті: не поставлене заняття, не списаний урок, заявка на пробний, яка пролежала ніч у Direct. Нижче — як це виглядає, коли школа живе в CRM.
#Розклад, групи й журнал
Основа сервісного режиму — виконавець: викладач, кабінет або обладнання. Сутність одна на всі три, бо правило в них спільне — двох записів на той самий ресурс у той самий час не буває. У виконавця є графік із регулярними змінами, винятки на відпустки й лікарняні, перелік послуг зі своєю ціною та посилання на онлайн-кімнату.
Навчальна група — це склад і намір, а не окремий календар: заняття лишаються звичайними записами розкладу, група лише каже, кого на них саджати. Серія занять на семестр розставляється одним правилом, а дні, коли викладач зайнятий, система пропускає й показує їхній перелік одразу — а не в грудні, коли з'ясується, що дев'ять занять стоять на святах.
Докладний розбір усіх розділів — у статті CRM для мовної школи: розклад, групи, абонементи, журнал і онлайн-запис.
#Абонементи, борги й каса
Абонемент — пакет занять із терміном дії. Уся його механіка тримається на одному принципі: урок списується на відмітці відвідуваності, а не на бронюванні. Забронювали десять занять наперед — з абонемента не зникло нічого, поки учень фактично не прийшов.
| Ситуація | Як поводиться абонемент |
|---|---|
| Учень прийшов або запізнився | мінус один урок, виручка зараховується |
| Не прийшов і не попередив | мінус один урок — місце було зайняте, викладач прийшов |
| Заняття скасувала школа | урок повертається автоматично, руками нічого робити не треба |
| Термін дії минув | фонова задача гасить протерміновані абонементи щодня |
Платіж прив'язується до абонемента, до окремого заняття або просто вноситься в касу. Борг ніде не проставляється вручну — він рахується як ціна мінус платежі, тому не може розійтися з реальністю. На сторінці «Каса» видно надходження за період і окремий список тих, хто винен: це робочий список на обдзвін, а не звіт наприкінці кварталу.
#Заявки на пробний урок і дзвінки
Школа продає не урок, а перший крок: пробне заняття. Тому вхідна заявка тут — такий самий лід, як у товарному бізнесі, і працює з ним та сама CRM: статуси, нагадування, історія дзвінків, джерело заявки. Онлайн-запис на сайті створює одночасно урок у розкладі й заявку в системі, тож адміністратор бачить не лише «хтось записався», а й звідки прийшла людина.
Найдорожчий дзвінок у школі — той, на який ніхто не відповів: адміністратор веде урок, а людина набирає наступну школу зі списку. Тут допомагають дві речі: телефонія всередині CRM із записом розмов і голосовий AI-працівник на телефоні, який відповідає на дзвінок, називає справжній вільний час викладачів і записує на пробний урок під час розмови. Той самий агент уміє й обдзвонювати базу сам — наприклад тих, хто залишив заявку й не дійшов, або тих, у кого закінчився абонемент.
#Викладачі в системі: що вони бачать
Викладач заходить у CRM під власним користувачем і потрапляє одразу в розклад, а не на дашборд заявок. Він бачить свої заняття, свої групи, журнал і контакт учня — і не бачить заявок, продажів, цін, виручки, боргів і чужих викладачів. Це не про недовіру: зайві розділи відволікають людину, яка зайшла на дві хвилини між уроками.
Коли заняття переносять або скасовують, викладач отримує сповіщення в CRM — щоб не приїхати до порожнього кабінету через зміну, внесену вчора ввечері. Як описуються ролі й права, розібрано в документації.
#Чого в сервісному режимі немає
Чесний перелік, щоб не з'ясовувати це на впровадженні:
- Фіскалізація й друк чеків — облік платежів є, фіскального чека система не друкує.
- Автоматичне нарахування зарплати — години рахуються точно, ставки й коефіцієнти ні.
- Домашні завдання й файли матеріалів — нотатки до заняття є, сховища файлів немає.
- Особистий кабінет учня — клієнт бачить лише сторінку онлайн-запису.
- Регулярні автоплатежі з картки — оплата фіксується вручну.
#Який тариф підходить школі
Якщо школа невелика й дзвінки не в пріоритеті — вистачає Старту: розклад, групи, журнал, абонементи й онлайн-запис. Якщо заявки на пробний урок закриваються голосом і ви хочете чути, як адміністратор говорить із батьками, потрібна Команда з телефонією й записом розмов. Бізнес + AI має сенс, коли потоку дзвінків вистачає на окремого адміністратора — саме там живе голосовий AI-працівник і контроль якості розмов.
Ціни й склад тарифів — у розділі «Тарифи». Сервісний режим вмикається на проєкті й не вимагає окремої ліцензії.
Часті запитання
- Чим CRM відрізняється від спеціалізованої програми для шкіл?
- Спеціалізована програма добре веде розклад і журнал, але зазвичай нічого не знає про те, що було до першого уроку: звідки прийшла заявка, скільки разів дзвонили, чому людина не дійшла. CRM веде весь шлях — від ліда з реклами до боргу за абонементом, тому в ній є статуси, телефонія, записи розмов і аналітика джерел.
- Чи можна вести і школу, і продаж товарів в одній базі?
- Так. Режим роботи належить проєкту, а не інсталяції: один проєкт може працювати в режимі «Послуги», інший — у «Товари», є і комбінований варіант. Адміністратор школи при цьому не бачить складу й накладних.
- Що буде, якщо викладач захворів і треба перенести заняття?
- Заняття переносяться в календарі перетягуванням, а серію можна скасувати одним правилом — скасовуються лише майбутні. Кожне скасоване школою заняття автоматично повертає урок на абонемент учня.
- Чи списується урок, якщо учень не прийшов?
- Так, відмітка «не був» списує урок: місце було зайняте, викладач прийшов. Це політика за замовчуванням і вона збігається з практикою більшості шкіл. Якщо потрібен виняток, адміністратор змінює відмітку — і урок повертається.
- Як працює онлайн-запис на пробний урок?
- Це публічна сторінка без реєстрації: послуга, день, час, контакти. Показується справжній вільний час обраних викладачів, налаштовуються горизонт запису, мінімальний запас у годинах і ліміт на IP. Кожен запис створює і урок у розкладі, і заявку в CRM.
- Чи потрібна телефонія?
- Для розкладу, груп, журналу, абонементів і онлайн-запису — ні, вони працюють без неї. Телефонія потрібна лише двом речам: запису розмов з батьками та голосовому AI-працівнику, який приймає вхідні дзвінки й записує на пробний урок.
- Скільки коштує CRM для мовної школи?
- Від $79 на місяць за трьох користувачів. Сервісний режим вмикається на проєкті й не оплачується окремо; додатково оплачуються лише телефонія та голосовий AI-працівник, якщо вони потрібні.
- Скільки часу займає запуск?
- Зазвичай тиждень: увімкнути режим «Послуги», завести послуги з тривалістю й буферами, додати викладачів із графіками, перенести чинні групи, видати абонементи з реальним залишком уроків і ввімкнути нагадування та онлайн-запис.
Залишились питання? Покажемо на ваших групах
Залиште номер — передзвонимо в робочий час, відповімо на питання й домовимось про демо.