CRM для мовної школи: розклад, групи, абонементи, журнал і онлайн-запис в одній системі

Мовна школа живе в трьох місцях одночасно: розклад у Google Календарі, оплати в зошиті адміністратора, листування з батьками в Telegram. Поки груп чотири, це працює. На дванадцяти групах і трьох викладачах починається те, що коштує грошей: урок, який ніхто не поставив, абонемент, з якого забули списати заняття, учень, який пішов, і ніхто не помітив. Ця стаття — про те, як виглядає CRM, у якій розклад, відвідуваність, абонементи й гроші лежать в одній базі та рахуються самі.

#Де саме ламаються таблиці й календар

Проблема не в тому, що таблиця незручна. Проблема в тому, що та сама подія — учень прийшов на заняття — має одночасно чотири наслідки, і в розрізненій системі кожен із них треба внести руками.

#Режим «Послуги»: одна CRM для товарки і для школи

X10 CRM історично — система для товарного бізнесу: заявки, кошик, склад, накладні, обдзвін. Сервісний режим не переписує її, а додає другий набір розділів, і вмикається він на рівні проєкту, а не всієї інсталяції.

Вмикається в Налаштування → Режим роботи — покроково це описано в документації про сервісний режим. Проєкт без власного режиму працює за глобальним, тож одна база спокійно обслуговує і школу, і магазин при ній — з різними наборами розділів і різними правами.

• Для школи з заявки зникає блок доставки й ТТН — проєкт у режимі «Послуги» нічого не возить, і поля, які ніколи не заповнюються, просто не з'являються на екрані.
• Для товарного проєкту не змінюється нічого: дефолт — «Товари», жоден розділ сам собою не вмикається.
• Перемикання не втрачає даних — це прапорець відображення, а не міграція бази.

#Послуга — це той самий товар, і це важливо

Урок, пробне заняття й курс на 16 занять лежать у тому самому каталозі, що й товари, з прапорцем «Це послуга». Рішення виглядає технічним, але саме воно дає школі весь базовий функціонал CRM безкоштовно: кошик, суми заявки, статистику по позиціях, AI-помічника і звіти працюють із послугою без жодних окремих правил.

#Викладачі, кабінети й обладнання — одна сутність

У системі є виконавець. Це викладач, кабінет або обладнання — усі три однаково, бо правило в них спільне: двох записів на той самий ресурс у той самий час не буває. Саме тому кабінет не треба вести окремою табличкою: він бронюється тим самим механізмом, що й людина.

Графік — це не декорація. З нього рахується вільний час для онлайн-запису, з нього ж рахується завантаженість у статистиці. Викладач, який працює чотири години і всі чотири веде уроки, завантажений на 100%, а не на 17% від доби — і це та цифра, за якою має сенс ухвалювати рішення про найм.

#Календар: день, тиждень, місяць

Три подання. День — колонки по виконавцях, тиждень і місяць — звичайна сітка. Заняття переноситься перетягуванням, клік по вільному місцю одразу відкриває форму запису.

• Не робочий час заштрихований — видно не лише те, коли зайнято, а й те, коли виконавець узагалі не працює. Це різні речі, і адміністратор має бачити різницю до того, як пообіцяє клієнту час.
• Посилання зберігає стан — ?view=week&date=2026-09-15 відкриє саме той тиждень. Тиждень можна кинути в чат колезі, і вона побачить те саме, що й ви.
• Клавіатура — стрілки гортають періоди, T повертає на сьогодні, клік по даті відкриває календарик.
• Зведення над сіткою — скільки занять, годин і учнів у видимому періоді.

#Навчальні групи: склад і намір, а не окремий календар

Група в системі — це склад учнів і намір, а не паралельний розклад. Заняття лишаються звичайними записами в календарі, група лише каже, кого на них саджати. Різниця стає видимою в той момент, коли в групу додають учня посеред семестру.

#Журнал відвідуваності — головний екран адміністратора

Журнал — це матриця «учні × заняття». Клік по клітинці крутить відмітку по колу: записаний → був → запізнився → не був. Збоку — підсумки по кожному учню за період. Докладніше — групи та журнал відвідуваності.

Відмітка тут не галочка для звітності. Саме вона списує урок з абонемента і саме за нею рахується виручка школи. Тому журнал має бути заповнений у день заняття, а не в кінці місяця — і це єдина дисциплінарна вимога, яку сервісний режим справді висуває до адміністратора.

#Абонементи: де зазвичай тече найбільше грошей

Абонемент — пакет занять із терміном дії: 8, 16, скільки завгодно (як це налаштовується). Уся його механіка побудована навколо одного принципу: урок списується на відмітці відвідуваності, а не на бронюванні. Забронювали десять занять наперед — з абонемента не зникло нічого, поки учень фактично не прийшов.

#Оплати, борги й каса

Платіж прив'язується до абонемента, до окремого заняття або просто вноситься в касу. Борг ніде не проставляється руками — він рахується як ціна мінус платежі, тому не може розійтися з реальністю.

Список боржників — це не звіт для бухгалтерії, а робочий список на обдзвін. Заявка в CRM уже є, номер у ній теж, тому адміністратор дзвонить із картки; якщо у вас підключена телефонія, розмова запишеться й ляже в ту саму картку.

#Онлайн-запис: сторінка, яка працює вночі

Публічна сторінка (налаштування онлайн-запису), де клієнт обирає час сам: послуга → день → час → контакти. Без реєстрації, з телефона, у неділю о 23:40 — саме тоді, коли батьки нарешті дійшли до думки про англійську для дитини.

• Кожен запис створює і урок у розкладі, і заявку в CRM — далі з нею працюють як зі звичайним лідом: статуси, нагадування, дзвінок.
• Якщо час встигли зайняти секундою раніше — заявка все одно лишається. Людина хотіла записатись; втратити її гірше, ніж мати зайвий рядок, який адміністратор обробить руками.
• Про чужі записи сторінка не розповідає нічого: зайнятий час видно лише як відсутність вільного — ні імен, ні кількості учнів.

#Нагадування, які реально зменшують неявки

SMS клієнту за 24 і за 2 години до заняття — обидва інтервали налаштовуються. У ближнє нагадування дописується посилання на онлайн-кімнату, і це не дрібниця: у повідомленні «завтра о 18:00» посилання губиться, а за дві години клієнт відкриває SMS саме для того, щоб зайти.

Викладач своєю чергою отримує сповіщення в CRM, коли його заняття перенесли або скасували — щоб не приїхати до порожнього кабінету через зміну, яку внесли вчора ввечері.

#Статистика розкладу: одиниця обліку — заняття

Це окрема вкладка, і рахує вона не заявки, а заняття. Для школи це принципово: одна заявка може означати курс на пів року, тому «кількість заявок» не описує нічого.

Ці ж цифри можна не шукати очима, а запитати словами: AI-помічник CRM відповідає на «скільки уроків провели цього місяця», «яка завантаженість викладачів», «скільки учнів не прийшло» тими самими числами, що й вкладка статистики. Він працює на власній моделі — запити не йдуть у зовнішній сервіс і не тарифікуються похвилинно, на відміну від голосового агента на телефоні.

#Що бачить викладач, а чого не бачить ніколи

Викладач у CRM — обмежена роль, і це не про недовіру, а про те, що зайві розділи заважають. Після входу він потрапляє одразу в розклад, а не на дашборд заявок.

Ролі в X10 CRM описуються під ваші посади, а не навпаки — механіка прав детально розібрана в документації про ролі і в окремій статті про безпеку даних клієнтів.

#AI-адміністратор, який приймає дзвінки замість вас

Найдорожчий момент у школі — вхідний дзвінок, на який ніхто не відповів. Адміністратор веде урок, обідає, говорить по другій лінії; людина набирає наступну школу зі списку.

Поверх сервісного режиму вмикається голосовий AI-працівник: він відповідає на дзвінок, розповідає про послуги й ціни з вашого каталогу, називає справжній вільний час викладачів і записує на пробний урок — заняття з'являється в календарі під час розмови.

Той самий агент уміє й телефонувати сам: кампанія AI-дайлера бере заявки проєкту за статусом і обдзвонює їх із чергою, повторами та дозволеними годинами. Для школи це два очевидні списки — ті, хто залишив заявку на пробний і не дійшов, і ті, у кого закінчився абонемент. Підсумок кожної розмови лягає в заявку статусом і нотаткою для адміністратора.

Як це влаштовано, які межі тримає CRM і що потрібно для запуску, ми розібрали окремо: AI-працівник на телефоні.

#Чого в сервісному режимі немає

Чесний перелік, щоб не з'ясовувати це на впровадженні. Кожен пункт — свідоме рішення, а не забутий пункт беклогу.

#Як запустити школу в CRM за тиждень

1. 01

   Увімкніть режим «Послуги» на проєкті школи

   Налаштування → Режим роботи. Якщо в компанії є ще й товарний напрям, лишіть йому «Товари» — режим належить проєкту, а не інсталяції.

2. 02

   Заведіть послуги, а не «уроки взагалі»

   Пробний урок, індивідуальне заняття, група A1, розмовний клуб. У кожної — тривалість, буфер, кількість місць і ціна. Це займає годину й визначає все подальше.

3. 03

   Додайте виконавців і їхні графіки

   Викладачі й кабінети. Спершу регулярні зміни по днях тижня, потім винятки. Без графіка не працює ні онлайн-запис, ні статистика завантаженості.

4. 04

   Перенесіть чинні групи та розставте заняття

   Склад учнів плюс одне правило розстановки на семестр. Перегляньте перелік пропущених днів, який покаже система, — це ваші свята й накладки.

5. 05

   Видайте абонементи з реальним залишком

   Не з нуля: заведіть той залишок уроків, який є в людини на сьогодні, і суму вже сплаченого. З цього моменту борги рахуються самі.

6. 06

   Увімкніть нагадування й онлайн-запис

   SMS за 24 і за 2 години, на сторінку запису виведіть лише пробний урок. Поставте ліміт «не раніше ніж за 3 години», щоб не отримати запис, на який ніхто не встигне зреагувати.

7. 07

   Заведіть викладачів як користувачів

   Роль «Викладач», прив'язка до виконавця. Перший тиждень попросіть їх ставити відмітки самостійно — це найшвидший спосіб зрозуміти, чи коректно заведено графіки.

#Часті питання

Чим CRM відрізняється від спеціалізованої програми для шкіл?

Спеціалізована програма добре веде розклад і журнал, але зазвичай нічого не знає про те, що було до першого уроку: звідки прийшла заявка, скільки разів дзвонили, чому людина не дійшла. CRM веде весь шлях — від ліда з реклами до боргу за абонементом — і саме тому в ній є статуси, обдзвін, записи розмов і аналітика джерел. Якщо у вас немає платного трафіку й менеджера з продажів, різниця буде меншою.

Чи можна вести і школу, і продаж товарів в одній базі?

Так, для цього є режим «Товари + послуги». Частіше зручніше розвести напрями по різних проєктах із різними режимами — тоді адміністратор школи не бачить складу й накладних, а оператор товарки не бачить розкладу.

Що буде, якщо викладач захворів і треба перенести 12 занять?

Заняття переносяться в календарі перетягуванням, а серію можна скасувати одним правилом — скасовуються лише майбутні. Кожне скасоване школою заняття повертає урок на абонемент автоматично, а учні отримують сповіщення відповідно до налаштувань нагадувань.

Чи списується урок, якщо учень не прийшов?

Так, відмітка «не був» списує урок: місце було зайняте, викладач прийшов. Це політика за замовчуванням, і вона збігається з практикою більшості шкіл. Якщо ви хочете зробити виняток конкретній людині, адміністратор змінює відмітку — і урок повертається.

Скільки учнів витримує система?

Обмеження практичне, а не технічне: розклад, журнал і статистика розраховані на школу з десятками викладачів. Вузьким місцем зазвичай стає не база, а дисципліна заповнення журналу.

Чи потрібна телефонія для сервісного режиму?

Ні. Розклад, групи, журнал, абонементи й онлайн-запис працюють без неї взагалі. Телефонія потрібна лише двом речам: запису розмов із батьками та голосовому AI-працівнику, який приймає вхідні й обдзвонює базу сам. AI-помічник, який відповідає на питання про розклад текстом, телефонії не потребує.

Скільки коштує і чи є тестовий період?

Тарифи без зірочок — на сторінці цін, коротко про можливості для школи — на сторінці CRM для мовної школи. Замість безкоштовного тижня наосліп ми проводимо демонстрацію на ваших даних: заводимо дві ваші групи, один графік і показуємо, як це виглядає саме у вашій школі.

#Коротко

• Сервісний режим вмикається на проєкті — одна база обслуговує і школу, і товарний напрям.
• Послуга — це товар із прапорцем, тому школа отримує весь базовий функціонал CRM без окремих правил.
• Викладач, кабінет і обладнання — одна сутність «виконавець» із графіком, винятками й переліком послуг.
• Група задає склад і намір; заняття лишаються звичайними записами календаря.
• Відмітка відвідуваності — центральна подія: вона списує урок, зараховує виручку й додає годину викладачу.
• Скасоване школою заняття повертає урок на абонемент автоматично, борг рахується як ціна мінус платежі.
• Онлайн-запис створює і урок, і заявку — і не втрачає клієнта, навіть якщо час зайняли секундою раніше.
• Немає фіскалізації, зарплати, домашніх завдань, кабінету учня й автоплатежів — це відомі межі.

Якщо у вашій школі більше п'яти груп і адміністратор досі тримає розклад у календарі, а оплати — в таблиці, запишіться на демонстрацію: покажемо систему на ваших групах і чесно скажемо, якщо сервісний режим вам поки надлишковий.