Масові дії над заявками
Як обробляти сотні заявок однією дією: зміна статусу й відповідального, перенесення між проєктами, архівація, масові ТТН і друк маркувань.
Коли заявок сотні, редагувати їх по одній неможливо. Масові дії застосовують операцію одразу до всієї вибірки: перекинути недодзвони на іншого менеджера, створити сотню накладних перед відправкою, заархівувати старий мотлох.
#Як це працює
- 01
Відфільтруйте потрібні заявки
Масова дія працює з тим, що ви бачите. Спочатку зведіть фільтрами вибірку до тих заявок, які справді треба змінити.
- 02
Виділіть заявки
Можна позначити окремі рядки або всю відфільтровану вибірку — навіть якщо вона не вміщається на одну сторінку.
- 03
Оберіть дію й підтвердіть
Система обробить заявки по черзі та покаже звіт: скільки оброблено успішно, скільки з помилками і які саме заявки не вдалося змінити.
#Доступні дії
| Дія | Що робить | Коли потрібна |
|---|---|---|
| Змінити статус | Переводить усі виділені заявки в обраний статус | Закрити пачку недодзвонів, підняти відкладені в роботу |
| Змінити менеджера | Призначає іншого відповідального | Співробітник звільнився або пішов у відпустку — його заявки треба передати |
| Копіювати у проєкт | Створює копії заявок в іншому проєкті, оригінали лишаються | Запустити повторний продаж по старій базі, не чіпаючи історію |
| Перенести у проєкт | Переміщує заявки, оригінали не лишаються | Реорганізація напрямків |
| Архівувати | Прибирає заявки з робочого простору, зберігаючи дані | Чистка мертвих лідів річної давнини |
| Створити ТТН | Оформлює накладні Нової Пошти пачкою | Щоденна відправка зі складу |
| Друк маркувань | Формує PDF з наліпками на всі номери | Одразу після масового створення ТТН |
| Список кур'єра | Вивантаження для передачі відправлень | Здача партії посилок |
#Масові ТТН: як не наплутати
Найчастіше використовуваний сценарій — і найчутливіший до помилок у даних.
- Заявки з незаповненими містом чи відділенням не зупинять процес: решта обробиться, а по проблемних ви отримаєте перелік із причиною.
- Порядок дій завжди один: спочатку створити ТТН, потім друкувати маркування. Інакше частина наліпок не надрукується.
- Формат наліпок обирається під ваш принтер: компактний для термопринтера або аркуш A4.
- Деталі полів і помилок — у статті Нова Пошта в CRM.
#Права та контроль
Масові дії потенційно небезпечні: однією кнопкою можна змінити тисячі записів. Тому доступ до них видається окремо від звичайного редагування.
- На кожну масову дію є окреме право. Можна дозволити оператору масово міняти статус, але заборонити архівацію й вивантаження.
- Особливо чутливі дії — вивантаження списків, друк маркувань, архівація, копіювання й перенесення — записуються в журнал безпеки з підвищеним рівнем.
- У журналі видно, хто, коли, з якої адреси й до скількох заявок застосував дію.
#Правила безпечної роботи
- Перед дією звірити кількість заявок у вибірці
- Спочатку перевірити на 2-3 заявках, потім застосовувати до всіх
- Не міняти статус масово там, де спрацьовують SMS-тригери, не подумавши: клієнти отримають повідомлення всі одразу
- Архівацію робити регулярно й невеликими партіями, а не раз на рік
- ТТН створювати до друку маркувань, ніколи навпаки
- Масові права видавати точково