Нова Пошта в CRM: налаштування, ТТН і автотрекінг

Інтеграція з Новою Поштою прибирає найнудніший шматок роботи менеджера: не треба відкривати кабінет НП, вручну переносити ПІБ, телефон і відділення, а потім щодня перевіряти, чи забрали посилку. ТТН створюється з картки заявки одним натисканням, маркування друкуються пачкою, а статуси заявок оновлюються самі, коли посилка рухається.

Що дає інтеграція з точки зору роботи магазину — на сторінці Нова Пошта в X10 CRM, а як доставка вбудована в увесь цикл замовлення — CRM для інтернет-магазину.

#Крок 1. Отримати API-ключ Нової Пошти

1. 01

   Зайдіть у бізнес-кабінет Нової Пошти

   Ключ видається на конкретного контрагента — того, від чийого імені підуть відправлення. Якщо у вас кілька юросіб або ФОПів, ключ потрібен для кожного.

2. 02

   Створіть ключ у розділі безпеки

   У налаштуваннях кабінету знайдіть розділ із API-ключами й створіть новий. Ключ показується один раз — скопіюйте його одразу.

3. 03

   Перевірте ліміти контрагента

   Якщо у контрагента не активована можливість створювати експрес-накладні через API, НП відхилятиме запити навіть із правильним ключем. Це вирішується з вашим менеджером НП, а не в CRM.

#Крок 2. Створити інтеграцію в CRM

Відкрийте Налаштування → Інтеграції → Нова Пошта. Якщо інтеграцій ще немає, CRM створить порожню заготовку автоматично. Заповніть основні поля:

#Крок 3. Відправники та синхронізація довідників

Відправник — це контрагент, від імені якого йде посилка. Додайте його в інтеграції: назва, ПІБ і телефон. Після цього обов'язково натисніть «Синхронізувати дані».

Синхронізація підтягує з Нової Пошти внутрішні ідентифікатори — sender_ref і sender_contact_ref. CRM бере їх тільки з бази, вона не шукає відправника на льоту під час створення ТТН. Тому без синхронізації жодна накладна не створиться.

#Крок 4. Відділення відправки

Додайте відділення або поштомат, звідки ви фізично здаєте посилки. CRM збереже його warehouse_ref і city_ref — обидва потрібні для накладної. Відділень можна додати кілька: наприклад, склад у Києві та у Львові.

Якщо у шаблоні відправлення не вказано конкретне відділення, CRM візьме перше зі списку. Коли складів кілька — задайте потрібний явно, інакше посилки поїдуть не з того міста.

#Крок 5. Шаблон відправлення

Шаблон — це значення, які підставляються в кожну нову ТТН, щоб менеджер не заповнював їх щоразу. Будь-яке поле можна перекрити вручну при створенні конкретної накладної.

#Створення ТТН із картки заявки

У картці заявки натисніть створення ТТН, перевірте підставлені дані та підтвердіть. CRM сама створить одержувача в Новій Пошті як приватну особу й поверне номер накладної — він одразу запишеться в заявку.

Що має бути заповнено в заявці

Як CRM обробляє дані отримувача

• Телефон нормалізується до цифр, а номер, що починається з 0, отримує префікс 38: 068 123 45 67 → 380681234567.
• ПІБ розбивається по пробілах: перше слово — прізвище, друге — ім'я, решта — по батькові.
• Якщо в імені лише одне слово, НП отримає його як прізвище, а іменем підставиться «Клієнт». Тому просіть менеджерів заповнювати хоча б прізвище й ім'я.
• Оголошена вартість округлюється до цілого числа.

#Масове створення ТТН і друк маркувань

Відфільтруйте заявки на дашборді, виділіть потрібні й оберіть масову дію. Це основний режим роботи для складу: сотня накладних створюється однією дією.

• Масове створення ТТН — CRM пройде по всіх виділених заявках. Ті, де бракує даних, не зупинять процес: ви отримаєте звіт із переліком заявок і причиною відмови по кожній.
• Друк маркувань — PDF одразу на всі номери. Доступні два формати: 100×100 для термопринтера і A4 для звичайного.
• Список кур'єра — вивантаження для передачі відправлень.

#Автотрекінг: статуси оновлюються самі

CRM періодично запитує в Нової Пошти статуси всіх накладних і оновлює заявки. Джерело істини — номер ТТН, збережений у заявці; заявки без номера в опитуванні не беруть участі.

Розклад опитування

За один запит до НП надсилається до 100 накладних, а великі обсяги розбиваються на пачки автоматично — обмеження на кількість заявок немає.

Маппінг статусів

Найцінніша частина інтеграції: ви задаєте відповідність між кодами статусів Нової Пошти та вашими статусами в CRM. Далі заявки рухаються по воронці самі.

• Маппінг — код статусу НП переводить заявку у вказаний статус CRM. Класичний приклад: посилка отримана → заявка переходить у «Викуп».
• Виключені коди — статуси НП, які не мають рухати заявку взагалі.
• Статуси для відстеження — можна обмежити опитування лише певними статусами CRM, щоб не смикати НП по давно закритих заявках.
• Правила за днями — якщо посилка тримається в одному статусі НП задану кількість днів, заявка автоматично переходить у потрібний статус. Так ловляться відмови: наприклад, посилка лежить у відділенні п'ятий день — заявка йде в «Не забрали». Ці правила мають пріоритет над звичайним маппінгом.

Ручна синхронізація

Якщо чекати наступного запуску за розкладом не хочеться, у налаштуваннях НП є кнопка примусової синхронізації. Зручно перевіряти одразу після зміни маппінгу.

#Помилки та що вони означають

CRM повертає помилки людською мовою — за текстом одразу видно, який крок налаштування пропущено.

#Права доступу

#Чек-лист запуску

• API-ключ отримано в кабінеті НП і вставлено в CRM
• Інтеграція позначена активною, і активна вона одна
• Відправника додано, синхронізацію довідників виконано
• Відділення відправки додано, обрано потрібне у шаблоні
• У шаблоні задані свій опис вкладення, вага й платник доставки
• Тестова ТТН створена на реальній заявці й видима в кабінеті НП
• Маркування друкується у потрібному форматі
• Маппінг статусів НП на статуси CRM заповнено
• Правила за днями налаштовані для ловлі відмов
• Перевірено, що при переході статусу спрацьовує SMS-тригер