Новая Почта в CRM: настройка, ТТН и автотрекинг

Интеграция с Новой Почтой убирает самый скучный кусок работы менеджера: не надо открывать кабинет НП, вручную переносить ФИО, телефон и отделение, а потом каждый день проверять, забрали ли посылку. ТТН создаётся из карточки заявки одним нажатием, маркировки печатаются пачкой, а статусы заявок обновляются сами, когда посылка движется.

Что даёт интеграция с точки зрения работы магазина — на странице Новая Почта в X10 CRM, а как доставка встроена во весь цикл заказа — CRM для интернет-магазина.

#Шаг 1. Получить API-ключ Новой Почты

1. 01

   Зайдите в бизнес-кабинет Новой Почты

   Ключ выдаётся на конкретного контрагента — того, от чьего имени пойдут отправления. Если у вас несколько юрлиц или ФОПов, ключ нужен для каждого.

2. 02

   Создайте ключ в разделе безопасности

   В настройках кабинета найдите раздел с API-ключами и создайте новый. Ключ показывается один раз — скопируйте его сразу.

3. 03

   Проверьте лимиты контрагента

   Если у контрагента не активирована возможность создавать экспресс-накладные через API, НП будет отклонять запросы даже с правильным ключом. Это решается с вашим менеджером НП, а не в CRM.

#Шаг 2. Создать интеграцию в CRM

Откройте Настройки → Интеграции → Новая Почта. Если интеграций ещё нет, CRM создаст пустую заготовку автоматически. Заполните основные поля:

#Шаг 3. Отправители и синхронизация справочников

Отправитель — это контрагент, от имени которого идёт посылка. Добавьте его в интеграции: название, ФИО и телефон. После этого обязательно нажмите «Синхронизировать данные».

Синхронизация подтягивает из Новой Почты внутренние идентификаторы — sender_ref и sender_contact_ref. CRM берёт их только из базы, она не ищет отправителя на лету при создании ТТН. Поэтому без синхронизации ни одна накладная не создастся.

#Шаг 4. Отделения отправки

Добавьте отделение или почтомат, откуда вы физически сдаёте посылки. CRM сохранит его warehouse_ref и city_ref — оба нужны для накладной. Отделений можно добавить несколько: например, склад в Киеве и во Львове.

Если в шаблоне отправления не указано конкретное отделение, CRM возьмёт первое из списка. Когда складов несколько — задайте нужный явно, иначе посылки поедут не из того города.

#Шаг 5. Шаблон отправления

Шаблон — это значения, которые подставляются в каждую новую ТТН, чтобы менеджер не заполнял их каждый раз. Любое поле можно перекрыть вручную при создании конкретной накладной.

#Создание ТТН из карточки заявки

В карточке заявки нажмите создание ТТН, проверьте подставленные данные и подтвердите. CRM сама создаст получателя в Новой Почте как частное лицо и вернёт номер накладной — он сразу запишется в заявку.

Что должно быть заполнено в заявке

Как CRM обрабатывает данные получателя

• Телефон нормализуется до цифр, а номер, который начинается с 0, получает префикс 38: 068 123 45 67 → 380681234567.
• ФИО разбивается по пробелам: первое слово — фамилия, второе — имя, остальное — отчество.
• Если в имени только одно слово, НП получит его как фамилию, а именем подставится «Клиент». Поэтому просите менеджеров заполнять хотя бы фамилию и имя.
• Объявленная стоимость округляется до целого числа.

#Массовое создание ТТН и печать маркировок

Отфильтруйте заявки на дашборде, выделите нужные и выберите массовое действие. Это основной режим работы для склада: сотня накладных создаётся одним действием.

• Массовое создание ТТН — CRM пройдёт по всем выделенным заявкам. Те, где не хватает данных, не остановят процесс: вы получите отчёт с перечнем заявок и причиной отказа по каждой.
• Печать маркировок — PDF сразу на все номера. Доступны два формата: 100×100 для термопринтера и A4 для обычного.
• Список курьера — выгрузка для передачи отправлений.

#Автотрекинг: статусы обновляются сами

CRM периодически запрашивает у Новой Почты статусы всех накладных и обновляет заявки. Источник истины — номер ТТН, сохранённый в заявке; заявки без номера в опросе не участвуют.

Расписание опроса

За один запрос к НП отправляется до 100 накладных, а большие объёмы разбиваются на пачки автоматически — ограничения на количество заявок нет.

Маппинг статусов

Самая ценная часть интеграции: вы задаёте соответствие между кодами статусов Новой Почты и вашими статусами в CRM. Дальше заявки движутся по воронке сами.

• Маппинг — код статуса НП переводит заявку в указанный статус CRM. Классический пример: посылка получена → заявка переходит в «Выкуп».
• Исключённые коды — статусы НП, которые не должны двигать заявку вообще.
• Статусы для отслеживания — можно ограничить опрос только определёнными статусами CRM, чтобы не дёргать НП по давно закрытым заявкам.
• Правила по дням — если посылка держится в одном статусе НП заданное количество дней, заявка автоматически переходит в нужный статус. Так ловятся отказы: например, посылка лежит в отделении пятый день — заявка идёт в «Не забрали». Эти правила имеют приоритет над обычным маппингом.

Ручная синхронизация

Если ждать следующего запуска по расписанию не хочется, в настройках НП есть кнопка принудительной синхронизации. Удобно проверять сразу после изменения маппинга.

#Ошибки и что они означают

CRM возвращает ошибки человеческим языком — по тексту сразу видно, какой шаг настройки пропущен.

#Права доступа

#Чек-лист запуска

• API-ключ получен в кабинете НП и вставлен в CRM
• Интеграция отмечена активной, и активна она одна
• Отправитель добавлен, синхронизация справочников выполнена
• Отделение отправки добавлено, выбрано нужное в шаблоне
• В шаблоне заданы своё описание вложения, вес и плательщик доставки
• Тестовая ТТН создана на реальной заявке и видна в кабинете НП
• Маркировка печатается в нужном формате
• Маппинг статусов НП на статусы CRM заполнен
• Правила по дням настроены для ловли отказов
• Проверено, что при переходе статуса срабатывает SMS-триггер